Audit- en Rekeningcommissie

Concept-besluit:

1. De besluitenlijst audit- en rekeningcommissie d.d. 22 januari 2025 vast te stellen.
2. Het verslag audit- en rekeningcommissie d.d. 22 januari 2025 vast te stellen.

De voorzitter heeft mededelingen inzake:

1. Het besluit van de ARC om een workshop financiële houdbaarheid te organiseren met scenario analyse (stand van zaken en afstemmen datum, voorstel is vrijdagmiddag 20 juni).

LET OP: er is een datumprikker uitgegaan. Tot de zomer is er geen moment waarop iedereen die heeft gereageerd kan. 20 juni is de datum waarop de meeste leden kunnen. Deze datum dient nog wel afgestemd te worden met de te selecteren marktpartij.

Concept-besluit

1. De voorzitter de opdracht te geven voor het organiseren van de workshop met de geselecteerde marktpartij en hier vrijdagmiddag datum 20 juni voor te reserveren.
2. De voorzitter te mandateren namens de ARC schriftelijk de raad te informeren over de organisatie van de workshop voor de ARC.

Concept-besluit

1. De actielijst audit en rekeningcommissie d.d. 26 februari 2025 ter kennisgeving aan te nemen.

Op 27 maart neemt de raad een besluit over het definitieve herindelingsadvies met Wijdemeren. Na vaststelling van dit formele advies zal de raad ook besluiten over het plan van aanpak voor de verdere uitwerking van de herindeling. Dit plan schetst hoe de gemeenteraden in 2025, 2026 en 2027 sturing geven aan de voorbereidingen op de nieuwe gemeente en bevat concrete opdrachten aan de colleges van Hilversum en Wijdemeren.

Het plan van aanpak omvat onder meer:

• Harmonisatie van gemeentelijke voorschriften (regels en beleid);
• Harmonisatie van gemeentelijke woonlasten;
• Voorbereiding van de begroting 2027;
• Verdere participatie met de samenleving in 2025 en 2026.
  Daarnaast bevat het plan het voorgenomen bestuurlijk akkoord tussen de colleges van Hilversum en Wijdemeren (onder voorbehoud van besluitvorming door de raden), een controleprotocol voor het financieel toezicht, inzicht in de omvang en besteding van de frictiemiddelen uit de algemene uitkering, en een communicatieplan.
  Het college vraagt de raad specifieke aandacht voor beslispunt 2, waarin de harmonisatie van de woonlasten wordt besproken. Over dit onderwerp worden de wensen en bedenkingen van de raad opgehaald.
  Rol van de ARC

De Auditcommissie (ARC) heeft de gelegenheid om kennis te nemen van het plan van aanpak als onderdeel van het dossier herindeling Wijdemeren. Indien gewenst, kan de ARC hierover een advies uitbrengen aan de commissie en de raad. Dit biedt de mogelijkheid om financiële en risicotechnische aspecten van het plan kritisch te beschouwen en de raad hierover te adviseren.

Concept-besluit

1. Het plan van aanpak herindeling Wijdemeren en de onderliggende stukken voor kennisgeving aan te nemen.
2. Hierover geen schriftelijk advies uit te brengen aan college en gemeenteraad.

Uitgenodigd zijn

• Portefeuillehouder Herindeling (dhr. Heller)
• Portefeuillehouder Financiën (mw Kalk)
• Ambtelijke ondersteuning herindeling
• Concerncontroller

De interim controle 2024 is afgesloten met een afzonderlijke managementletter. De bevindingen en adviezen in deze managementletter stellen de gemeente Hilversum in staat om, daar waar van toepassing, maatregelen te nemen om de interne beheersing verder te verbeteren en daarmee de betrouwbaarheid van de financiële informatie te borgen en/of verder te optimaliseren.

De Audit- en rekeningcommissie is in de mogelijkheid kennis te nemen van de Managementletter 2024 en de bestuurlijke/ambtelijke reactie (wordt nog nagezonden) hierop. Tevens verkeerd zij in de mogelijkheid om hierover van gedachten te wisselen met de externe accountant, verantwoordelijk portefeuillehouder en de concerncontroller.

Concept-besluit

1. De managementletter Hilversum 2024 en de bestuurlijke reactie hierop voor kennisgeving aan te nemen.
2. Hierover schriftelijk advies uit te brengen aan college en gemeenteraad, conform hetgeen besproken en afgestemd in de vergadering, en hiervoor de voorzitter te mandateren.

Uitgenodigd zijn

• De externe accountant.
• Portefeuillehouder financiën.
• Concerncontroller.

De ambtelijke organisatie werkt momenteel aan de position paper, met concerncontroller Marco Schumm als ambtelijk trekker van dit dossier. Hij zal aansluiten bij de Auditcommissie (ARC) om de commissie mee te nemen in het proces rondom de totstandkoming van de position paper.

Tijdens de behandeling van de Kadernota 2021 op 9 juni 2021 heeft de raad nadrukkelijk aandacht gevraagd voor een solide gemeentelijk financieel beleid, mede in het licht van de voorgenomen gebiedsontwikkelingen van het college. Dit heeft geresulteerd in motie M21-87 (‘motie Blok’), waarin het college is opgedragen het structurele beleid zo in te richten dat de meest risicovolle signaleringswaarden worden voorkomen. Sindsdien wordt bij kadernota’s en begrotingen inzichtelijk gemaakt hoe het financieel beleid hierop aansluit en welke maatregelen worden genomen om te voorkomen dat de gemeente in de meest risicovolle categorie C terechtkomt.

Bij de behandeling van het MPG 2024 heeft de raad de vraag gesteld of de uitgangspunten van motie Blok nog steeds de meest geschikte financiële strategie vormen. In een presentatie zal de concerncontroller deze vraag in samenhang met het MPG 2025-2028 met de commissie bespreken. Daarnaast zal hij met de commissie de wijze van beantwoording en de verdere behandeling afstemmen.

Concept-besluit

1. Van mening te zijn dat, het position paper zoals de concerncontroller dat uiteenzet voldoende antwoord zal geven op de door de raad geformuleerde vraag of het huidige raadskader (motie M21-87) nog steeds de meest geschikte financiële strategie vormt.

Uitgenodigd zijn

• Portefeuillehouder financiën
• De concerncontroller

De Audit- en Rekeningcommissie (ARC) heeft op 22 januari 2025 het voorstel van de fracties van D66 en Democraten Hilversum besproken. Het voorstel omvat drie hoofdlijnen:

1. Een opleidingsprogramma om de kennis over financiële kaders en bevoegdheden van de raad te vergroten.
2. Een raadsbreed gesprek om te komen tot een gedeeld begrippenkader.
3. Het vastleggen van financiële spelregels in een praktische handleiding of beslisboom.

In de ARC van 22 januari jl. heeft de ARC de voorkeur geuit voor vooral een praktische benadering.

Op basis van de bespreking is een eerste inventarisatie uitgevoerd door de griffie en de concerncontroller. Dit heeft geleid tot een concept-memo, waarin het wettelijk kader, de lokale invulling en de ruimte voor verdere concretisering zijn beschreven. De ARC zal spreken over het vervolgtraject.

Concept-besluit

1. Kennis te nemen van de concept-memo.
2. De leden Van Nistelrooij en Degives Más, met ambtelijke ondersteuning,uitvoering te laten gevenaan de uitkomsten van de bespreking in de ARC en hierover de ARC periodiek te informeren.
3. Te verzoeken de matrix met financiële spelregels verder uit te werken en de ARC te informeren over de voortgang hiervan.
4. De voorzitter te mandateren om het college schriftelijk te informeren over deze besluiten en hierover met de portefeuillehouder financiën in gesprek te gaan.

Uitgenodigd zijn:

• Concerncontroller